PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL (RGPD)

1. 0bjet

PROXEMIA scrlfs accorde beaucoup d’importance à la protection des données à caractère personnel de ses clients, qu’elle est amenée à traiter dans le cadre de ses activités d’entreprise titres-services. Ce traitement vise toutes opérations sur les données permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction. La présente a pour objet de fournir aux clients de Proxemia les informations requises par la réglementation applicable et notamment par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données ou « RGPD »).

2. Identités et coordonnées du responsable du traitement des données et du délégué à la protection des données

2.1. Identité et coordonnées du responsable du traitement
La scrlfs PROXEMIA dont le siège social est Rue Joseph Wauters 30 à 7160 Chapelle-lez-Herlaimont et inscrite à la Banque Carrefour des entreprises sous le numéro BE 0860.052.775, représentée par son Administrateur Délégué, Monsieur Eric BERNARD, est responsable de certains traitements de données à caractère personnel qu’elle effectue dans le cadre de ses activités Titres-Services.
Proxemia traite des données à caractère personnel :
– Des utilisateurs de services d’aide-ménagèr(e)
– Des utilisateurs du service de repassage Les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées par Proxemia en sa qualité de responsable du traitement sont ci après dénommées individuellement « l’Utilisateur » ou collectivement « les Utilisateurs ».

2.2. Coordonnées du Délégué à la Protection des données
PROXEMIA scrlfs, Rue Joseph Wauters 30 à 7160 Chapelle-lezHerlaimont 3. Contact Pour toute demande relative aux données à caractère personnel, et notamment pour exercer les droits visés à l’article V ci-après, l’utilisateur peut contacter, au siège de l’entreprise : – Mr Eric Bernard, Administrateur-délégué – Mr Jean-Pierre Pollénus, Directeur

4. Traitements

4.1. Finalité
Proxemia traite des données à caractère personnel qui sont nécessaires dans le cadre de prestations titres-services. Ces données sont les suivantes dans le cadre de l’activité d’aide-ménagère: – Nom et prénom de l’utilisateur – Sexe – Numéro de registre national – Numéro(s) de téléphone/gsm – Adresse mail – Profession – Numéro d’inscription auprès de Sodexo – Nom et prénom du conjoint/de la conjointe – Adresse – Nombre de personnes résidant à cette adresse – Présence d’animaux – Description de la maison et des différentes pièces De manière facultative, et avec accord signé de l’utilisateur, une clé et/ou un code d’accès sont confiés par l’utilisateur. Toujours avec l’accord de l’utilisateur, la clé peut rester en possession de l’aideménagère entre deux prestations. Ces données sont les suivantes dans le cadre de repassage en Centrale: – Nom et prénom de l’utilisateur – Sexe – Numéro de registre national – Numéro(s) de téléphone/gsm – Adresse mail – Profession – Numéro d’inscription auprès de Sodexo – Adresse

4.2. Base juridique du traitement
Le traitement est nécessaire au respect des obligations auxquelles Proxemia est soumise en sa qualité d’entreprise prestataire agréée dans le cadre du titres-services (numéro d’autorisation 980000003418), et afin de pouvoir rendre les services prévus dans ce dispositif.

4.3. Provenance et destination des données
Les données à caractère personnel concernées sont communiquées par:
– Les utilisateurs lors de la conclusion du contrat de prestation de services
– les utilisateurs lors de toute actualisation des données personnelles Les données à caractère personnel sont exclusivement destinées à Proxemia. Ces données sont traitées exclusivement par les mandataires de l’entreprise et le personnel administratif. Seules les données indispensables à l’exécution de leur travail et relatives à leurs clients sont communiquées aux aide-ménagères et repasseuses.
Ces données sont stockées de la manière suivante :
– De manière informatique sur des postes pourvus de mots de passe, avec des restrictions d’accès.
– Sur papier dans des armoires fermant à clé.
L’ensemble de ces supports et données restent au siège de l’entreprise, dans un bâtiment sécurisé. Ces données ne sont pas communiquées à des tiers, à l’exception de Sodexo (société émettrice des titres-services) et ce dans la limite des échanges nécessaires ce qui à trait à l’inscription et/ou aux paiements des prestations. Rue Joseph Wauters, 30 7160 Chapelle-lez-Herlaimont 064/33 60 15 Info@proxemia.be Page 8/8

4.4. Transfert de données
Le traitement n’implique aucun transfert de données à caractère personnel vers un pays non membre de l’Espace Economique Européen.

4.5. Durée de conservation
Les données à caractère personnel sont conservées pendant une période de 2 ans après l’arrêt des prestations et la clôture du dossier, et ce avec deux exceptions possibles : – En cas de suspension, sur demande expresse de l’utilisateur d’une conservation plus longue de ses données. – En cas de demande (par lettre recommandée) de l’effacement immédiat de toutes les données du dossier, et ce uniquement en l’absence de toute contentieux de paiement ou autre forme de contentieux.

5. Droits des Utilisateurs

5.1. Cadre général
PROXEMIA ne peut pas refuser de donner suite aux demandes des Utilisateurs en vertu du présent article 5 à moins qu’elle ne puisse démontrer qu’elle n’est pas en mesure d’identifier l’utilisateur concerné. Dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à dater de la réception de la demande, PROXEMIA fournit à l’utilisateur exerçant l’un ou plusieurs des droits visés ci-après des informations sur les mesures prises. En cas de complexité des demandes et/ou d’un nombre élevés de demandes, PROXEMIA informe l’Utilisateur de la prolongation et des motifs la justifiant. Lorsque l’Utilisateur formule sa demande sous forme électronique, les informations sont fournies par PROXEMIA par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que l’Utilisateur ne demande qu’il en soit autrement. Si PROXEMIA ne donne pas suite à la demande de l’Utilisateur, elle informe l’Utilisateur sans tarder et au plus tard dans un délai d’un mois à dater de la réception de la demande des motifs de ce refus et de la possibilité qu’a l’Utilisateur d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données. Les demandes formulées en vertu du présent article 5 sont gratuites sauf lorsque les demandes d’un Utilisateur sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif. Dans ce dernier cas, PROXEMIA peut exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs liés à ces demandes ou refuser d’y donner suite. Lorsque PROXEMIA a des doutes raisonnables quant à l’identité de l’Utilisateur formulant sa demande, elle peut demander que lui soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l’identité de la personne concernée.

5.2. Rectification
L’Utilisateur a le droit d’obtenir, sans frais, de Proxemia, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel le concernant qui sont inexactes.

5.3. Droit à l’effacement
L’Utilisateur a le droit d’obtenir de PROXEMIA l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel le concernant et PROXEMIA a l’obligation d’effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
– les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière;
– l’Utilisateur retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement;
– les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement illicite.
Ce droit à l’effacement n’est toutefois pas d’application dans les cas suivants :
– lorsque les données visées sont nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle Proxemia est soumise ;
– lorsque les données visées sont nécessaires dans le cadre d’une action en justice ;
– lorsque les données visées sont nécessaires dans le cadre d’un rapport statistique auquel est soumis Proxemia.

5.4. Droit à la portabilité des données
Les Utilisateurs ont le droit de demander le transfert des données les concernant à un autre opérateur, ceci sous réserve des conditions suivantes :
– ce transfert de données doit être fait avec le consentement de l’Utilisateur et dans le cadre d’un contrat passé avec le destinataire des données
– le transfert doit être possible technologiquement Ce transfert de donnée peut être fait à l’initiative de Proxemia (cession de la convention à une autre entreprise) mais avec accord écrit (courrier ou mail) de l’utilisateur.

5.5. Droit d’opposition
L’Utilisateur a le droit de s’opposer, pour des raisons qui lui sont propres, au traitement de ces données par PROXEMIA. Dans ce cas ces données ne seront plus traitées sauf si PROXEMIA démontre qu’il existe des motifs impérieux de traitement de ces données, dans le cadre du dispositif titres-services, dans le cadre d’un contentieux ou d’un recours en justice.

Utilisation des données personnelles collectées

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